En esta web encontrarás toda la información necesaria para elegir el mejor escáner de documentos y para satisfacer las necesidades de tu hogar u oficina, junto con los detalles sobre cómo hemos clasificado los mejores escáneres de documentos.
¿Cuál es el mejor escáner de documentos?
Los mejores resultados de nuestro estudio exhaustivo de estos productos lo tienen el ADS 2800W de Brother ImageCenter; NeatConnect de Neat y ScanSnap iX500 de Fujitsu.
Escáner de Documentos FUJITSU ScanSnap iX500, el más vendido
Brother Image Center ADS2800W, el mejor escáner de documentos
¿Qué tipo de escáner necesitas?
Para empezar, hay que decidir qué tipo de escáner de documentos elegir.
Escáneres portátiles de documentos:
- Estos se utilizan mejor con los ordenadores portátiles, ya que se pueden alimentar desde la conexión USB. Limitados al tamaño A4, estos escáneres de documentos suelen estar pensados para auténticos trotamundos, como un vendedor que está fuera de la oficina pero que todavía necesita escanear documentos.
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Escáneres de documentos de escritorio:
A menudo tienen características que que se adaptan a grupos de trabajo, dentro de una unidad más pequeña. Son buenos para tareas de bajo volumen.
En las oficinas pequeñas pueden ser el escáner principal de documentos. Por lo general, se limitan al papel de tamaño A4, pero pueden admitir el escaneado a doble cara.
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Escáneres de documentos de grupos de trabajo.
- Estos modelos serían las opción entres los escáneres de documentos de escritorio de gama alta y los modelos de producción de gama baja. Se pueden utilizar en una amplia gama de situaciones, a menudo para el escaneo de papel A3 o para utilizar grandes volúmenes de material.
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Dispositivos multifunción (MFD):
- Estos combinan varios dispositivos diferentes en una sola unidad. Estos dispositivos a menudo te permiten imprimir, escanear y copiar. Tener un dispositivo multifunción ahorra espacio y dinero, pero pueden comprometer calidad y rapidez. Aunque son adecuados para bajo volumen de uso, es poco probable que sean adecuados si necesita un escaneado de alta resolución o grandes volúmenes.
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Escáneres de documentos de producción:
- Los escáneres de documentos de producción son como los escáneres de grupos de trabajo que han estado funcionando hasta el día de hoy.
- Capaces de escanear miles de páginas al día, son ideales para oficinas en las que la velocidad, la fiabilidad y la capacidad son cruciales.
Mejores marcas
Epson Perfection
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Canon
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Fujitsu
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Brother
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Iris
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¿Por qué necesitas un Escáner de documentos? Su definición
Ya sea que trabajes en la consulta de un dentista, dirijas una compañía de construcción o estés tratando de organizar tu oficina en el hogar, necesitas guardar copias de tarjetas de seguro, cheques cancelados, documentos a doble cara, avisos de impuestos, facturas y otros documentos importantes. De hecho, es posible que se te exija legalmente que conserves algunas de ellas.
A pesar de que muchos negocios se están moviendo hacia los sistemas de gestión de documentos completamente digitales, la mayoría todavía utilizan una combinación de datos electrónicos y archivadores de papel.
Un escáner de documentos de escritorio y de otros tipos puede ayudar mucho. Es una opción fantástica y una compra necesaria para empresas y particulares que han escaneado sus documentos y desean reducir al mínimo el almacenamiento continuo de papel.
También es una gran idea para aquellos que quieren mantener un sistema de documentos electrónicos organizado y con capacidad de búsqueda.
Otras soluciones de digitalización de documentos para usuarios domésticos y empresariales incluyen escáneres de tarjetas de visita y servicios de digitalización de documentos.
Cómo escoger el mejor escáner de documentos
Nunca ha habido una gama tan amplia de escáneres de documentos disponibles para ti o para tu empresa que se dediquen al escaneo de documentos.
Los escáneres que antes eran sólo para empresas con mucho dinero ahora se pueden adquirir por unos precios realmente económicos.
Sin embargo, la elección para comprar escáneres de documentos hace que sea difícil saber por dónde empezar, por eso te lo vamos a facilitar todo mucho con nuestra extensa información.
Funciones y características de los escáner de documentos
Una vez que hayas elegido el tipo de escáner de documentos que necesitas, es el momento de comparar las funciones. Vamos a aclarartelo bien ya que muchos fabricantes y proveedores de escáneres de documentos asumen que sabemos ya de qué tratan las especificaciones.
- Tamaño máximo de papel: Indica el papel de mayor tamaño que se puede escanear. Normalmente A4 o A3, a menos que se trate de escáneres de documentos especializados.
- Rendimiento diario o ciclo de trabajo. El número de páginas que se pueden escanear cada día. Esto variará de un par de cientos a muchos miles, dependiendo de la categoría en la que se encuentre el escáner de documentos.
- Lado de escaneo: Si el escáner puede escanear automáticamente una o ambas caras del papel. Simple significa de un solo lado. El dúplex es de doble cara. Si vas a escanear regularmente documentos de doble cara, opta por un modelo dúplex.
- Resolución: El nivel de detalle con el que funciona el escáner de documentos. Esto se mide en puntos por pulgada (DPI). Aunque hay muchos factores que afectan la calidad general de los escaneos, en general cuanto más alto sea el DPI, mejor.
- Función de color: ¿Puede utilizar el escáner de documentos todos los colores, o solo en blanco y negro y escala de grises? La mayoría de los escáneres pueden escanear a todo color.
- Páginas por minuto (PPM) e imágenes por minuto (IPM): El número de páginas que el escáner de documentos puede escanear en un minuto. Las’imágenes por minuto’ se aplican a los escáneres dúplex, porque el anverso y el reverso se escanean simultáneamente, lo que duplica el número de páginas individuales. Por lo general, las velocidades se indican para un tipo particular de documento, como A4 en blanco y negro escaneado a una resolución determinada.
- Alimentador automático de documentos (ADF): El número de páginas que puede cargar para escanear en un lote. Con una gran capacidad, puedes configurar el escáner y hacer otra cosa mientras escaneas.
- Escaneo con base plana: Los escáneres de base plana pueden escanear documentos que no se pueden cargar en un alimentador automático. Estos artículos incluyen documentos y libros encuadernados. Algunos escáneres tienen un alimentador automático de documentos y una base plana.
- Interfaz o conectividad: Asegúrate de que el ordenador al que deseas conectar el escáner de documentos tiene las conexiones correctas. El USB se ha convertido en el estándar común.
- Controladores y compatibilidad: Los controladores son archivos que se encuentran en el equipo y le permiten conectar internamente con el escáner de documentos. Asegúrate de que el escáner de documentos elegido será compatible y funcionará con tu ordenador y su sistema operativo. Y si planeas utilizar el escáner de documentos con software que no viene con el escáner, comprueba que los controladores funcionen con él.
- Software incluido: La mayoría de los escáneres de documentos vienen con software. Pueden variar desde una copia de prueba de software básico de escaneo hasta un producto comercial no precisamente barato en las tiendas. La compra de un escáner de documentos con un paquete de software completo puede reducir el precio total de tu kit de escaneo, siempre y cuando necesites el software.
Requisitos de futuro de un escáner de documentos
Antes de comprar un escáner de documentos, piensa en cómo pueden cambiar tus necesidades en el futuro.
Exceder regularmente el volumen de trabajo del escáner puede causar averías, así que deja un poco de espacio para sus necesidades futuras. Una buena regla empírica es esperar un aumento anual del 20% en el volumen de escaneo.
Si el escáner de documentos será una pieza crítica de tu equipo, piensa en actualizar la garantía para que no te quedes sin tu escáner de documentos.
Y por último, comprueba el coste de los consumibles. Los rodillos del escáner se desgastan y deberán ser reemplazados. Haz un presupuesto para un nuevo juego cada año y verifica los requisitos de instalación. Algunos escáneres necesitarán un técnico para reemplazar los accesorios internos y eso tendrá un coste añadido.
Escáneres de documentos: ¿Qué evaluamos, qué encontramos?
En nuestras reviews, nos centramos en los escáneres de documentos optimizados para el hogar, pequeñas y medianas empresas. Estos escáneres de papel pueden utilizarse en entornos domésticos, tienen un alto rendimiento y especificaciones que les permiten funcionar a velocidades de escaneado de páginas que pocos usuarios domésticos probablemente alcanzarán o necesitarán.
En nuestra evaluación, hemos encontrado varios factores que valen la pena sopesar antes de comprar el escáner de documentos:
Soporte de servicio en la nube
Los escáneres de documentos que escanean a la nube o los repositorios de almacenamiento basados en Web son convenientes y añaden una capa adicional de seguridad para sus archivos.
La mayoría de los escáneres de escritorio optimizados para empresas se conectan a servicios cloud como Google Drive, Evernote y Dropbox, y hay muchas ventajas de poder recuperar sus documentos en línea.
Por ejemplo, los empleados que no están físicamente en la oficina pueden extraer archivos escaneados a la nube de forma remota.
Velocidades y especificaciones de escaneo
Los escáneres de documentos actuales tienen especificaciones que los hacen adecuados para entornos de oficina y empresariales.
Muchos alimentadores automáticos de documentos tienen bahías que admiten hasta 75 hojas de papel a la vez, lo que hace que el proceso de digitalización sea mucho más rápido que con los escáneres planos antiguos.
Las oficinas que procesan con frecuencia documentos o folletos grandes descubrirán que un escáner con alimentador de gran capacidad puede mejorar el flujo de trabajo.
La cantidad de papel que puede contener la bandeja del escáner es sólo una parte de la ecuación de velocidad. También desea ver cuántas páginas escanea la máquina por minuto.
Mientras que la velocidad de digitalización de páginas también es una función de calidad de digitalización – la alta velocidad de digitalización mejora en las configuraciones de calidad más baja – las tasas de digitalización de entre 25 y 30 páginas por minuto son suficientes si el escáner de documentos es utilizado regularmente por varias personas o por todo un departamento.
Tipos de medios
Dependiendo del entorno de su oficina, es posible que el escáner de documentos tenga que ocuparse de una variedad de materiales, como tarjetas de visita o documentos de identidad.
En nuestras evaluaciones, los mejores escáneres de documentos tienen bahías capaces de manejar estos materiales sin atascos de bandeja o calidad de escaneo inconsistente.
Los escáneres de gama alta a menudo cuentan con bahías separadas o deslizadores ajustables para acomodar documentos de diferentes tamaños.
Características de los Escáneres de documentos: ¿Qué más es importante?
Un escáner de documentos es más que una máquina de oficina accesoria. Puede cambiar la velocidad a la que se recupera la información de la empresa, el espacio que necesita su operación y su capacidad para acceder a la información de forma remota.
En nuestras revisiones, comparamos las características, especificaciones, conectividad y servicios de soporte de 10 escáneres de documentos.
Calidad de imagen y escaneo
Las funciones estándar de calidad de escaneado, como el reconocimiento automático de texto sea cual sea su formato y la exportación de escaneado, así como las funciones posteriores al escaneado, como la eliminación de páginas en blanco y el enderezamiento digital de imágenes, son beneficiosas para los usuarios empresariales más profesionales.
También puede medir el rendimiento basándose en la cantidad diaria recomendada de páginas escaneadas que el fabricante enumera. El rendimiento varía dependiendo del uso diario, y esta cifra puede ayudar a determinar si un escáner es adecuado para su oficina.
Los escáneres más duraderos pueden escanear hasta 3.000 páginas en un día.
La mayoría de los escáneres orientados a la empresa tienen una configuración de calidad de escaneo de hasta 600 puntos por pulgada.
Si bien es un pequeño paso detrás de los escáneres empresariales de alta calidad creados para fotos y proyectos creativos, esta fidelidad de imagen es generalmente lo suficientemente alta para documentos de la mayoría de formatos.
Calidad y características de la construcción
Junto con el rendimiento de escaneo, es importante tener en cuenta la construcción física de la máquina y otras características.
Por ejemplo, si su oficina tiene un espacio de escritorio limitado, preste atención a las dimensiones. Los escáneres de nivel empresarial tienen características como las grandes bahías de papel y son aproximadamente del tamaño de un equipo de escritorio estándar.
Además, muchos escáneres de gama alta pueden escanear documentos extensos en una sola pasada. Es es una buena opción a considerar si necesita escanear con frecuencia documentos no tradicionales como recibos extensos.
Conectividad
La mayoría de los escaneadores pueden utilizar una conexión a Internet para realizar copias de seguridad de sus archivos en la web, pero otras opciones de conectividad varían mucho de un escáner a otro.
Algunos escáneres pueden sincronizarse con su dispositivo móvil y otros pueden funcionar de forma inalámbrica o a través de una red.
Las máquinas con exportación de dispositivos móviles pueden escanear documentos directamente a un teléfono inteligente o tableta, así como almacenar archivos en una ubicación accesible por el dispositivo móvil.
De forma similar, las opciones de red como Wi-Fi y conectividad Ethernet son excelentes para empresas medianas y grandes. Con la conectividad en línea, varios usuarios pueden extraer datos o escaneos del escáner de documentos sin tener que conectar físicamente sus equipos a la máquina.
Mientras que el escáner promedio que revisamos tenía una o dos de estas opciones de conectividad, su importancia varía dependiendo de la cantidad de personas que utilicen el escáner.
En una oficina en la que sólo una persona utiliza el escáner de escritorio, es probable que no necesite muchas funciones de conectividad, pero las grandes empresas y departamentos pueden beneficiarse de los estándares de puertos adicionales.
Escáneres de documentos: nuestra opinión y recomendaciones antes de comprar el mejor
Tanto en el interior como en el exterior, los escáneres de documentos principales de nuestra review se basan en las especificaciones reales del producto.
Con un conjunto completo de opciones de conectividad y un rendimiento igualmente completo, el ADS-2800W de Brother ImageCenter tiene la versatilidad necesaria para el uso doméstico de un hogar, una oficina o un grupo de trabajo más pequeño.
Del mismo modo, el diseño y las especificaciones fáciles de usar de NeatConnect lo convierten en una opción fuerte para las pequeñas empresas.
Por último, las dimensiones compactas del ScanSnap iX500 de Fujitsu y sus capacidades de escaneo estables lo convierten en un valor para las empresas.
Otras opciones de valor incluyen el ScanMate i1150 de Kodak y el Plustek eScan A150. El Kodak se beneficia de un alimentador de lujo y velocidades de escaneo y captura rápidas, mientras que el Plustek tiene una variedad de puertos adecuados para cualquier reto de un buen escaneo.
Consulta toda nuestra información, nuestras pruebas y Reviews y comprueba cuál es el escáner que mejor se ajusta a tus necesidades y al precio que estés dispuesto a llegar, ya que te ofrecemos la mejor oferta del mercado de cada uno de estos productos para que lo puedas comprar al mejor precio en una tienda on-line.
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